Email đã và đang đóng vai trò là phương tiện giao tiếp phổ biến bằng văn bản trong môi trường làm việc hiện đại. Việc hiểu rõ và nắm bắt các email chuẩn không những giúp bạn tạo ấn tượng tốt cho nhà tuyển dụng mà còn dễ dàng trong việc soạn thư để gửi cho bạn bè, đối tác nước ngoài… Cùng xem ngay bài viết dưới đây để khám phá phương pháp tạo nên một email chuyên nghiệp của EC nhé!
Xem thêm: Trả lời “Điểm mạnh” – “Điểm yếu” ghi điểm nhà tuyển dụng
1. Cấu trúc cơ bản của một email Tiếng Anh
Trước khi tìm hiểu cách viết email bằng Tiếng Anh, người học cần nắm được cấu trúc của một bức thư bao gồm các phần nào và cần thể hiện những nội dung gì bên trong đó:
- Greeting: Lời chào đầu thư Tiếng Anh (Dear, Hello…)
- Opening comment: Câu mở đầu email Tiếng Anh bằng việc thăm hỏi
- Introduction: Đây là phần giới thiệu lý do bạn soạn email này hoặc lời cảm ơn.
- Main point: Đề cập đến nội dung chính của thư, người viết có thể sử dụng một hay nhiều đoạn văn.
- Concluding sentence: Phần kết thúc email Tiếng Anh bạn cần nêu sự mong đợi phản hồi sớm từ người nhận hoặc mong muốn có một buổi hẹn gặp mặt trong tương lai…
- Signing of: Lời chào kết email Tiếng Anh
>>>> TÌM HIỂU THÊM: Lộ trình học Tiếng Anh cho người đi làm hiệu quả
2. Cách viết email bằng Tiếng Anh cho đối tác (công việc)
2.1 Phần mở bài email Tiếng Anh – Beginning
Lời chào
Mở đầu email Tiếng Anh bằng việc xưng hô và chào hỏi sao cho phù hợp với người nhận thư. Những cách thường được sử dụng như:
- Trường hợp 1: Viết thư Tiếng Anh gửi cho 1 hoặc 2 người:
- Dear [Tên]
- Dear [Tên1] and [Tên2]
- Trường hợp 2: Khi bạn không rõ tên người nhận thì lời chào mở đầu thư Tiếng Anh là:
- Dear Sir,
- Dear Madam,
- Dear Hiring Manager,
- Greetings,…
Câu chào hỏi ban đầu
Sau lời chào, bạn cần có những câu chào hỏi nhằm để lại ấn tượng và tạo sự thoải mái cho người đọc. Sau đây là một số gợi ý:
I hope this finds you well. (Tôi hy vọng bạn giữ gìn sức khỏe thật tốt)
Hope all is well. (Hy vọng mọi người đều khỏe)
Hope you had a terrific weekend. (Hy vọng bạn đã có 1 tuần làm việc tốt đẹp)
Thank you so much for getting back to me. (Cảm ơn vì đã phản hồi)
Giới thiệu (lý do)
- Trường hợp 1: Viết email bằng Tiếng Anh để trả lời cho ai đó
Thanks for contacting English Camp (Cảm ơn vì đã liên hệ với English Camp)
I am very happy to receive your email. (Tôi rất vui vì đã nhận được email của bạn)
- Trường hợp 2: Cách viết email bằng Tiếng Anh khi bạn là người chủ động
I am writing to confirm my ticket booking/ to make a hotel reservation. (Tôi viết thư để xác nhận việc đặt vé/ để đặt phòng khách sạn)
I am writing with regard to the complaint you made on 1st April/ to your registration of the TMU Library. (Tôi viết thư này liên quan đến việc giải đáp những khiếu nại của bạn vào ngày 01/04 để đăng ký Hội viên Thư viện TMU)
With reference to our telephone conversation on Saturday, I would like to let you know that we will compensate 30% of the product for you. (Liên quan đến cuộc trao đổi trên điện thoại của chúng ta vào Thứ 7, tôi muốn thông báo cho bạn về việc chúng tôi sẽ bồi thường cho bạn 30% giá trị sản phẩm).
Ví dụ về cách mở đầu thư khác nhau:
- Ví dụ 1: Khi nộp đơn xin việc
Dear Mary, (Gửi Mary,)
I hope this finds you well. I’m writing response to your job posting for the Reception Associate Position (Tôi hy vọng bạn giữ gìn sức khỏe thật tốt. Tôi viết thư này để ứng tuyển vào vị trí Reception Associate mà công ty đã đăng lên)
- Ví dụ 2: Kết thúc phỏng vấn xin việc và đợi phản hồi
Hello John, (Xin chào John,)
Thank you again for taking the time to meet with me about the Accounting Manager position today (Một lần nữa xin cảm ơn vì đã dành thời gian phỏng vấn tôi vào vị trí Accounting Manager)
- Ví dụ 3: Tổ chức cuộc họp
Greetings team, (Chào cả nhóm,)
I’m reaching out to set up a meeting about the upcoming project (Tôi liên hệ để sắp xếp một cuộc gặp mặt liên quan đến dự án sắp tới)
- Ví dụ 4: Giới thiệu thành viên mới
Hello Kim, (Chào Kim,)
I’m writing to introduce you to the newest member of our HR team, Thanh Tam(Tôi viết thư này để giới thiệu thành viên mới nhất của bộ phận nhân sự, Thanh Tam)
- Ví dụ 5: Thư nhận lời làm việc
Hi there Hope, (Chào Hope,)
Thank you so much for getting back to me. I’m excited to learn about the offer (Cảm ơn vì đã phản hồi. Tôi rất mong được hướng dẫn kỹ hơn về lời đề nghị này)
2.2 Phần nội dung chính của bức thư – Body
Một trong các tiêu chí của cách viết email bằng Tiếng Anh mà bạn phải đáp ứng là sự súc tích, rõ ràng. Bởi lẽ, hàng ngày có rất nhiều thư gửi đến và người đọc luôn muốn xem qua chúng một cách nhanh nhất. Dưới đây là các dạng, nội dung email phổ biến kèm ví dụ:
- Dạng 1: Making a request/ asking for information (Thực hiện một yêu cầu/ hỏi thêm thông tin)
| Tiếng Anh | Tiếng Việt |
| Could you please let me know if you can attend our Anniversary Party? | Bạn có thể vui lòng báo cho tôi biết nếu bạn có thể tham dự bữa tiệc kỉ niệm của chúng tôi? |
| Could you please let me know if you are available for a meeting on 7th April? | Bạn có thể vui lòng báo cho tôi biết nếu bạn có thể tham dự cuộc họp vào ngày 7/4? |
| I would appreciate it if you could please send me a notebook | Tôi sẽ rất cảm ơn nếu bạn có thể vui lòng gửi tôi một cuốn sổ ghi chú |
| I would appreciate it if you could please reply within three days | Tôi sẽ rất cảm ơn nếu bạn có thể vui lòng hồi âm trong vòng 3 ngày |
| Please let me know how much the tickets cost and which promotions are currently available | Làm ơn hãy cho tôi biết giá vé và các chương trình khuyến mãi hiện có |
- Dạng 2: Offering help/ giving information (Đề nghị giúp đỡ/ cung cấp thông tin)
| Tiếng Anh | Tiếng Việt |
| We are happy to let you know that your article has been selected for publication | Chúng tôi rất vui mừng thông báo rằng bài viết của bạn đã được chọn để xuất bản |
| We are willing to arrange another meeting with the manager | Chúng tôi sẵn lòng sắp xếp một cuộc họp khác với người quản lý |
| Should you need any further information, please to contact hotline 0961 225 659 | Nếu bạn cần thêm bất kỳ thông tin nào, hãy vui lòng liên hệ hotline 0961 225 659 |
| We regret to inform you that the flight has been delayed due to bad weather conditions | Chúng tôi rất tiếc phải thông báo rằng chuyến bay đã bị hoãn bởi điều kiện thời tiết quá xấu |
- Dạng 3: Complaining (Phàn nàn)
| Tiếng Anh | Tiếng Việt |
| I am writing to express my dissatisfaction with your customer service | Tôi viết thư này để bày tỏ sự không hài lòng với dịch vụ chăm sóc khách hàng của bạn |
| I am writing to complain about the quality of your products | Tôi viết thư này để khiếu nại về chất lượng sản phẩm của bạn |
| We regret to inform you that your payment is considerably overdue | Chúng tôi rất tiếc phải thông báo rằng thanh toán của bạn đã quá hạn quy định |
| I am interested to hear how your company can compensate us for the distress we suffered | Tôi đang rất quan tâm đến thông tin về việc công ty sẽ bồi thường như thế nào về những thiệt hại mà chúng tôi phải gánh chịu |
- Dạng 4: Apologizing (Thư xin lỗi)
| Tiếng Anh | Tiếng Việt |
| We would like to apologize for any inconvenience caused | Chúng tôi muốn gửi lời xin lỗi vì những bất tiện mà chúng tôi đã gây ra |
| Please accept our dearest apologies for this delay | Làm ơn hãy chấp nhận lời xin lỗi chân thành của chúng tôi vì sự chậm trễ này |
| Please let us know what we can do to compensate you for the damages caused | Làm ơn hãy cho chúng tôi biết chúng tôi có thể làm gì để bồi thường những thiệt hại mà chúng tôi đã gây ra |
| I am afraid I will not be able to attend the meeting tomorrow | Tôi e rằng mình không thể tham dự cuộc họp ngày mai được |
- Dạng 5: Attaching files (Đính kèm tệp)
| Tiếng Anh | Tiếng Việt |
| I am sending you the contract as an attachment | Tôi đã gửi cho bạn hợp đồng trong phần tài liệu đính kèm |
| Please find attached the file you requested | Vui lòng tìm tài liệu bạn cần trong phần đính kèm |
| I am afraid I cannot open the file you have sent me | Tôi e rằng tôi không thể mở được các tệp đính kèm mà bạn đã gửi |
| Could you send it again in PDF format? | Bạn có thể gửi lại tài liệu ở định dạng PDF được không? |
2.3 Phần kết thúc email Tiếng Anh – Ending
Khi viết email, phần kết nên chứa những nội dung sau:
- Trước khi kết thúc email và thực hiện ký tên, hãy viết thêm câu call-to-action để khuyến khích người nhận sớm hồi âm thư:
Ví dụ: Thank you for taking the time to review my resume and professional references. I look forward to hearing from you soon! (Cảm ơn vì đã dành thời gian xem xét CV và thư giới thiệu. Tôi mong sẽ sớm nhận được phản hồi từ phía công ty)
- Tên đầy đủ của bạn: Sử dụng tên họ và tên chính giúp đối tác nhớ về bạn lâu hơn. Đồng thời tránh xảy ra những nhầm lẫn không đáng có.
- Chức danh công việc: Bạn không nhất thiết phải ghi cụ thể vị trí công việc hiện tại (Account Manager tại Công ty ABC) mà chỉ cần một chức danh chung, miêu tả khái quát công việc.
Cách kết thúc email Tiếng Anh chuẩn
Ví dụ:
Yours faithfully, (Trân trọng)
Joe Jefferson (Tên Joe Jefferson)
Accounting Manager (Kế toán trưởng)
- Thông tin liên hệ: Phần này dùng để đính kèm số điện thoại, tài khoản LinkedIn nếu có, hoặc link dẫn đến trang portfolio của bạn.
Một số cụm từ kết thư phổ biến:
- Best,
- Best regards,
- Best wishes,
- Kind regards,
- Looking forward to hearing from you,
- Warm wishes,
- Thanks again,
- Many thanks,
- With appreciation,
- With gratitude,
- Yours sincerely,
- Respectfully,
- All the best,
Các cụm từ cần tránh khi kết thúc email Tiếng Anh
- Your friend,
- Cheers,
- Love,
- Talk soon,
- See ya,
- See ya later,
- See you,
Trên đây là những bí quyết học tiếng Anh hiệu quả của Hội đồng Anh. Để tự tin giao tiếp với người nước ngoài và thành công trong công việc, hãy tham gia khóa học tiếng Anh dành cho người lớn myClass tại Hội đồng Anh.
Xem thêm: Trả lời “Điểm mạnh” – “Điểm yếu” ghi điểm nhà tuyển dụng
